Afhold den bedste konference for dine kunder og kollegaer

Efter lang tid med corona – og dertilhørende online webinarer – er der så småt ved at være gang i de fysiske events igen ude i de danske virksomheder. Det betyder også at det snart er tid til at skulle på konference igen, og det kræver planlægning. Har du i løbet af corona tiden glemt hvad du skal huske når du skal afholde en konference, kommer der her nogle tips, så du får styr på de vigtigste ting.

Planlæg dig ud af problemerne

Først er det vigtigt at huske på, at der kommer til at være problemer og ting som mangler på dagen – det kan der ikke gøres noget ved. Når det så er sagt, så når man rigtig langt for at undgå problemer, eller løse dem nemmere på dagen, ved at planlægge rigtig godt i forvejen. Skal der holdes oplæg, er det en god ide at have en nødløsning eller to, hvis der på dagen er en af oplægsholderne der ikke kan komme alligevel. Hav en ansat klar til at tage over, så gæsterne til konferencen ikke går glip af for meget. Det giver samtidig også et godt indtryk, da det virker professionelt at have en erstatning planlagt.

Dernæst gælder det om at have nok af alt. Mad, drikke, snacks og hvad end der nu er som bliver delt ud til gæsterne. Det værste for en gæst, er at komme til en konference i 8 timer, og være sulten og tørstig fordi arrangørerne ikke havde styr på tingene. Det leder tit til at gæster smutter før tid, for at finde noget at spise, og dermed mister i også jeres chance for at lede dem ind som kunde, hvis det er formålet med konferencen. En god måde at sørge for at der er styr på alt, er at afholde konference på et hotel, hvor der er bemanding ansat til udelukkende at stå for pleje af gæsterne. Så kan I også fokusere på det der er vigtigt, nemlig det faglige og salg!

Lav et tilløb til dagen for at skabe spænding

Gæsterne skal gerne være spændte allerede inden de kommer til konferencen, og der kan man snildt tage en side ud af musikfestivalernes lærebog. I dagene, ugerne eller månederne op til konferencen kan man tease løbende for hvem der kommer og holder oplæg, hvad planen er og hvad kunderne kan forvente af sig på dagen. Er man god til dette kan det endda lede til interaktion og mersalg af billetter.

Når alt er slut, og dagen har været god, er det vigtigt at følge op i den efterfølgende tid, især hvis du har planer om at afholde en konference igen. Få gæsterne til at evaluere dagen, og find ud af hvad der har manglet. Så kan du næste gang du planlægger gøre din plan endnu bedre, og dermed undgå nogle af de problemer du måske er løbet ind i på dagen. Sørg også for at snakke med oplægsholdere for at høre hvordan deres dag har været, så det også bliver en god oplevelse af blive inviteret til at tale på dagen.